ÉVÉNEMENTS

La création et le développement d’une entreprise en expansion dépendent beaucoup de ses activités et des événements qu’elle offre à ses clients potentiels. En mettant sur pied des événements d’affaires professionnels, nous pouvons vous aider à attirer des consommateurs fidèles. Il est simple d’organiser des événements qui font vibrer les gens; il ne suffit que d’être stratégique et créatif. Des galas, des lancements d’entreprise, des « Team Building », des conférences et bien plus. Nous avons plus d'un tour dans notre sac.

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ORGANISATION

Que ce soit pour planifier votre moment de A à Z ou simplement pour vous aider à en préparer certaines parties, nous serons à vos côtés. Un événement d’envergure peut prendre beaucoup de temps à organiser. Si vous nous confiez la tâche, vous pourrez concentrer votre énergie à d'autres sphères de votre entreprise pendant que nous nous occupons de vous amener au sommet avec un événement hors du commun et explosif.

Organiser un événement peut sembler amusant au premier abord mais cela demande beaucoup d’implication. Que ce soit pour un événement d’entreprise, culturel, ou bien sportif, votre stratégie de communication événementielle doit être au point. La règle d’or pour réussir : c’est l’organisation et l’anticipation ! Êtes-vous prêt à vous lancer dans l’aventure ? Voici comment organiser un événement en 9 étapes :

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LES 8 ÉTAPES POUR RÉUSSIR UN ÉVÈNEMENT

 

ÉTAPE 1 : DÉFINIR VOS OBJECTIFS

Avant toute chose, il va falloir définir vos objectifs. C’est en fonction de ces objectifs que vous allez prendre des décisions importantes. Ne surtout pas sous-estimer cette étape . Vous devez répondre précisément à ces problématiques avant de vous jeter à l’eau. Aussi, donnez-vous des objectifs réalisables. Mettez toutes les chances de votre côté et verrez vos objectifs se réaliser à coup sûr.

ÉTAPE 2 : DÉFINIR VOTRE CIBLE

Qui allez-vous inviter pour atteindre vos objectifs ? Ce choix est très sérieux. La cible découle des objectifs que vous vous serez fixés à l'étape précédente. Si les objectifs sont clairs, la cible est simple à cibler. Combien de personnes allez-vous inviter ? Ce facteur dépend de la capacité du lieu et de votre budget. Néanmoins, pour un événement mémorable, prioriser la qualité que la quantité. Prenez en compte les "No Show" C’est à dire les personnes qui s’inscrivent, mais qui ne participent finalement pas. En moyenne nous comptons 30% du nombre total d’invités.

ÉTAPE 3 : DÉTERMINER LE BUDGET

Votre budget est certainement l’une des étapes très importantes à prendre en compte. Prévoyez toujours un 15% supplémentaire à votre budget au cas où il arrive quelque chose à la dernière minute. Aussi, vous pouvez faire appel aux commandites. C'est la mode actuellement, plus votre évènement est gros, plus vous pouvez aller chercher des montants avec eux pour pouvoir payer une partie de l'évènement. 

ÉTAPE 4 : CHOISIR LE MEILLEUR MOMENT

Pour toucher les gens les plus qualifiés il faut choisir le meilleur moment. Évitez les vacances autant que possible. Les vacances de fin d’année, d’été et de Pâques sont les moins populaires aux événements. Évitez également les lundis. Le lundi est synonyme de travail et les gens ne sont pas toujours motivés. Si vous organisez un événement d’affaires, préférez-le mardi, mercredi et jeudi. La fin de semaine est souvent réservée aux événements de types festifs.

ÉTAPE 5 : DÉTERMINER LE LIEU

Le lieu de votre événement reflète le visage de votre projet. C’est pourquoi il faut le choisir avec attention. Il doit concorder avec le type d'évènement. Choisissez de préférence un site facile d’accès, connu avec des espaces de stationnement qui correspondent avec le nombre d'invité.  Pour terminer, visitez le site en avance pour vous donner un avant-goût. C’est un bon moyen d’anticiper les tâches à faire sur place le jour J.

ÉTAPE 6 : COMMUNIQUER À PROPOS DE VOTRE ÉVÉNEMENT

Maintenant que vous avez assez d'informations. Vous pouvez commencer à en parler autour de vous. Annoncez-le sur Facebook en créant un événement. Facebook est un bon moyen d’attirer des gens à un événement. Pour que cette action soit bénéfique, mentionnez le lieu, la date et le public attendu, etc. Cela ne vous coûtera pas un sou et peut vous faire gagner de la visibilité.

ÉTAPE 7 : ASSURER LE JOUR-J

Il ne vous reste plus qu’à assurer le jour de votre événement. Pour éviter le stress, vous pouvez établir une liste de  tâches à faire durant la journée. Cela vous permettra d'être plus organisé et à y voir plus clair. Installez une signalisation pour vos invités. Il ne faut pas qu’ils se sentent désorientés à leur arrivée. Par exemple, vous pouvez installer des drapeaux ou des affiches.

ÉTAPE 8 : ÉVALUATION POST-ÉVÉNEMENT

Il est important d'analyser les impacts de l'évènement par la suite des jours. Si vous voulez en refaire, c'est un excellent moyen de corriger les points négatifs et d'améliorer les prochains évènements. Pour cela, calculez combien de personnes étaient présentes et combien d’inscrits ne sont pas venus. Vérifiez surtout si vous avez tenu votre budget pour pouvez faire des corrections pour les prochaines fois. Si ce n’est pas le cas, prenez le temps de regarder où vous avez fait des erreurs pour ne pas les reproduire. Demander à vos inviter comment ils ont trouvé l'évènement.

BANNIÈRES

Pour les bureaux ou pour les conférences, ce type de publicité est très populaire lors des événements. Nous pourrons en fabriquer pour vous. Si vous le souhaitez, nous pouvons même créer la publicité visuelle de la bannière, c’est-à-dire l’image qui sera sur celle-ci.

DÉPLIANTS

Les dépliants sont simples à faire, mais contiennent énormément d’information. Lors de la planification d’un événement, il est important de penser à l’impression de dépliants afin de pouvoir fournir le plus d’information possible aux clients intéressés par ce que vous planifiez. En intégrant des statistiques et des photos à un dépliant, les clients seront davantage intéressés par l’événement, ce qui les poussera à y assister. Vous pourriez même organiser un concours auquel ils pourraient participer pour les inciter à assister à votre soirée, et donc vous bâtir une clientèle.

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Event Hall